Czym jest system e-Doręczeń?
O wprowadzeniu systemu e-Doręczeń oraz założeniach jego funkcjonowania informowaliśmy Państwa w naszych alertach prawnych w dniu 14 grudnia 2020 roku oraz 21 kwietnia 2022 roku (zapraszamy do lektury: https://www.masiota.com/alerty-prawne). Celem przypomnienia wskazujemy, że w dniu 18 listopada 2020 roku została uchwalona ustawa o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 285 z późn. zm.), która ma na celu wdrożenie krajowego systemu doręczeń elektronicznych. Za pośrednictwem tego systemu następować ma przepływ korespondencji prowadzonej przede wszystkim pomiędzy przedsiębiorcami, a podmiotami publicznymi. Z systemu e-Doręczeń skorzystać można również w ramach korespondencji prowadzonej pomiędzy przedsiębiorcami, a także przedsiębiorcami i osobami fizycznymi. Korespondencja wysłana za pomocą systemu e-Doręczeń traktowana jest jak przesyłka polecona za potwierdzeniem odbioru. Specjalna skrzynka do e-doręczeń umożliwia wysyłkę, odbiór oraz przechowywanie korespondencji.
Jakie obowiązki ciążą na spółkach?
Spółki, które podlegają wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego są zobowiązane do założenia adresu do e-Doręczeń, a następnie wpisania tego adresu do bazy adresów elektronicznych (BAE). W tym celu należy złożyć wniosek, który jest dostępny na portalu rządowym biznes.gov.pl. Wniosek składają osoby uprawnione do reprezentacji spółki, podpisując go profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym, pieczęcią elektroniczną lub e-dowodem. Po aktywacji adresu do e-Doręczeń uzyskuje się dostęp do specjalnie dedykowanej e-skrzynki. W ramach skrzynki do e-Doręczeń spółki będą miały dostęp do adresów zamieszczonych w BAE. Do zarządzania skrzynką należy wyznaczyć administratora.
Wpis do BAE jest równoznaczny z wyrażeniem przez spółkę zgody na doręczanie przez podmioty publiczne korespondencji wyłącznie w formie elektronicznej.
Do kiedy należy założyć skrzynkę do e-Doręczeń?
Spółki, które są już zarejestrowane w KRS lub zostaną zarejestrowane przed 10 grudnia 2023 roku, zobowiązane są wpisać adres do e-Doręczeń do BAE w terminie do 10 marca 2024 roku. Natomiast od 10 grudnia 2023 roku jednym z elementów wniosku o wpis spółki do KRS stanie się wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń i jego wpisanie do BAE.
Jakie opłaty wiążą się z systemem e-Doręczeń?
Wniosek o utworzenie adresu oraz wpis do BAE jest bezpłatny. Jeżeli wniosek jest składany przez pełnomocnika, wówczas należy uiścić opłatę skarbową od pełnomocnictwa w wysokości 17 zł. Przy wyborze usługi świadczonej przez dostawcę publicznego, korzystanie z platformy przeznaczonej do e-Doręczeń nie rodzi żadnych kosztów. Spółki mogą jednak skorzystać z usług oferowanych przez niepublicznych Kwalifikowanych Dostawców Usług (KDU), którzy posiadają stosowne uprawnienia i zostali wpisani na listę prowadzoną przez Ministerstwo Cyfryzacji.
Korespondencja kierowana przez spółki do podmiotów publicznych jest bezpłatna. Spółki są jednak zobowiązane ponosić koszty korespondencji pomiędzy sobą lub korespondencji kierowanej do osób fizycznych.
_______________________________
Wprowadzane zmiany mają na celu ułatwienie przepływu korespondencji, a także przyspieszenie postępowań prowadzonych z udziałem spółek przez podmioty publiczne. Jednakże mogą one stanowić wyzwanie organizacyjne dla przedsiębiorców, którzy już dziś powinni pomyśleć o wdrożeniu systemu e-Doręczeń. Umożliwi to przygotowanie przedsiębiorstw, w tym dostosowanie odpowiednich procedur do najnowszych regulacji. Warto także zwrócić uwagę na kwestie związane z cyberbezpieczeństwem przechowywanych danych w systemie e-Doręczeń i podjąć stosowne kroki w celu ich ochrony.
Summary:
In the near future, companies will be required to maintain an e-Delivery box. This box is to be used for the flow of correspondence between entrepreneurs and public entities. The e-Delivery system will also be available for correspondence between entrepreneurs only or entrepreneurs and natural persons. Correspondence sent using the e-Delivery system will be treated as registered letter with acknowledgment of receipt. The e-Delivery box will enable sending, receiving and storing correspondence. Companies that are subject to entry in the Polish National Court Register are obliged to set up an address for e-Delivery and then enter this address into the database of electronic addresses (BAE). To comply with this, companies need to submit an application, which is available on the biznes.gov.pl. Once the e-Delivery address is activated, you will have access to the specially dedicated e-Delivery box. Within this box, companies will have access to addresses posted in BAE. An administrator must be appointed to manage the e-Delivery box. Companies that are already registered in the National Court Register or will be registered before 10 December 2023 are required to enter the address for e-Delivery to BAE by 10 March 2024. From 10 December 2023, one of the elements of the application for the company's entry in the National Court Register will be an application for the creation of an address for e-Delivery and its entry in the BAE.
autor: aplikant radcowski Wiktoria Lipiecka
