Prezydent niedawno podpisał ustawę o doręczeniach elektronicznych, której wejście w życie znacząco zmieni obraz tego, co wiemy o prowadzeniu postępowań przed organami publicznymi – zarówno cywilnymi, karnymi, jak i administracyjnymi. Uchwalona ustawa zakłada znaczne ograniczenie doręczania pism w formie papierowej w postępowaniach administracyjnym, cywilnym, karnym i sądowoadministracyjnym oraz korespondencji pomiędzy przedsiębiorcami – docelowo cała korespondencja podmiotów publicznych ma zostać realizowana w formie elektronicznej, lub tzw. doręczenia hybrydowego – o czym poniżej. Ustawa zakłada, iż wszystkie podmioty publiczne (w tym komornicy sądowi), przedsiębiorcy zarejestrowaniu w rejestrze przedsiębiorców KRS oraz w CEIDG oraz osoby wykonujące zawody prawnicze (np. adwokaci, radcowie prawni, notariusze, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi) będą miały obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, a pozostałe podmioty będą miały taką możliwość.
Adresy do doręczeń elektronicznych będą ujawnione w centralnej Bazie Adresów Elektronicznych – zasadą będzie to, iż każdy podmiot będzie dysponował jednym oficjalnym adresem do tego typu doręczeń, za wyjątkiem sytuacji osób fizycznych prowadzących działalność regulowaną – np. pełnomocnicy procesowi (adwokaci, radcowie prawni etc.) będą mieli obowiązek dysponować „oficjalnym” adresem doręczeń elektronicznych, będą mieli również prawo dysponowaniem takiego adresu w swoich „prywatnych” sprawach. Baza umożliwi wyszukiwanie adresów do doręczeń elektronicznych tych podmiotów. Co więcej, wpis adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych ma być równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres, w formie dokumentu elektronicznego – a profesjonalni pełnomocnicy będą mieli obowiązek posiadania takiego adresu.
Najważniejszą zmianą będzie powiązanie doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego na wskazany w Bazie Adresów Elektronicznych adres do doręczeń elektronicznych z potwierdzeniem doręczenia pisma wskazanemu adresatowi – z rozpoczęciem biegu terminów procesowych i materialnoprawnych włącznie. System ma być skonstruowany w ten sposób, aby wysyłka pisma za jego pośrednictwem wywoływała skutki równorzędne do skutków wysłania pisma z potwierdzeniem nadania lub poprzez doręczeniem do rąk własnych adresata. Zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy, dowód otrzymania jest wystawiany:
1) po odebraniu korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego;
2) po wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego;
3) po upływie 14 dni od wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu.
Powyższe ma zostać osiągnięte poprzez ścisłe powiązanie osoby z jej adresem do doręczeń elektronicznych – aby istniała pewność, że korespondencja została nadana bądź odebrana przez konkretnego adresata. Wszystkie ogólne procedury (KPA, KPC, KPK, PPSA) będą zakładały doręczenie elektroniczne jako pierwotne i główne narzędzie obiegu korespondencji, a dopiero w przypadku niemożności skorzystania z doręczenia elektronicznego organy władzy publicznej będą korzystać z tzw. doręczenia hybrydowego. Doręczenie hybrydowe umożliwi podmiotom publicznym wysyłkę korespondencji w domyślnej postaci elektronicznej. Osoby, które na wymianę korespondencji elektronicznej z różnych przyczyn nie będą jeszcze gotowe – dzięki usłudze hybrydowej – otrzymają możliwość odbierania tradycyjnej przesyłki listowej (np. list w postaci elektronicznej zostanie dostarczony na pocztę, ta go wydrukuje i dostarczy w postaci papierowej – projekt zakłada wykonanie tej usługi w sposób zautomatyzowany, zapewniający ochronę tajemnicy pocztowej, czyli przy zachowaniu bezpieczeństwa i poufności informacji).
Przepisy przejściowe ustawy zakładają stopniowe wprowadzanie wymogu posiadania adresu do doręczeń elektronicznych, z kilkuletnim okresem przejściowym dla organów władzy publicznej oraz przedsiębiorców – administracja rządowa oraz jednostki budżetowe ją obsługujące będą obowiązane stosować nowe przepisy już od dnia 1 października 2021 roku, inne organy władzy publicznej oraz ZUS, NFZ i KRUS– od 1 stycznia 2022 roku, jednostki samorządu terytorialnego od dnia 1 stycznia 2024 roku (z tym, że stosowanie doręczenia hybrydowego nastąpi od dnia 1 października 2029 roku), a sądy powszechne i administracyjne oraz prokuratura mają wprowadzić przepisy ustawy od dnia 1 października 2029 roku. Dla przedsiębiorców zarejestrowanych w rejestrze przedsiębiorców KRS obowiązek uzyskania wpisu adresu do doręczeń elektronicznych będzie wiążący od dnia 1 października 2022 roku. Dla przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG obowiązek wejdzie w życie później - od 1 października 2026 roku z tym, że już od 1 października 2022 roku wymóg ten będzie aktualizowany w związku z obowiązkiem wskazania ww. adresu przy rejestracji lub zmianie wpisu do CEIDG.
